Erasmus Rehberi Bölüm 1: Başvuru süreci
Erasmus+, Avrupa Birliğinde bulunan ve üniversitemizle anlaşması olan okullarla her sene yapılan bir exchange programıdır. Başvuran öğrencilerin bir kısmı hibeli olarak bu programa katılabilirken diğer kısmı ise yedek listede beklemektedir. Başvuru için herhangi bir şart ve kısıtlama olmaksızın başvuranlar kendi aralarında 'Erasmus Puanları'na göre sıralandırılarak en yukardan seçilmeye başlamaktadır. Okulumuz Erasmus Ofisi'nin giden-dönen öğrenciler için hazırlamış olduğu "Bilgi Paketine"ne göz atabilir ve süreç boyunca izleyeceğiniz rota, hazırlamanız gereken evraklar ve dahası hakkında fikir sahibi olabilirsiniz. Bu yazımızda arı24 olarak bu süreçteki bazı bahsedilmeyen detaylardan ve karşılaşılabilecek sıkıntılardan bahsederek elimizden geldiğince sizlere çözüm sunmaya çalışacağız.
Erasmus puanımı nasıl öğrenebilirim?
Bir öğrencinin Erasmus puanı, 100 üzerinden ortalamasının yarısı ( 3.5 x 12.5 ) + başvuru esnasında denkliğini aldığı dil yeterlilik sınavının 100 üzerinden karşılığının yarısı olarak hesaplanır. Daha önce alıp kaldığınız ders sayısı erasmus puanını etkilemez ya da erasmusa başvurmanıza engel teşkil etmez. Dil yeterliliği için ITU Proficiency sınavı dışında; TOEFL, PTE Akademik, YÖK Dil Sınavı gibi birçok farklı yeterlilik sınavına girilebilir. Denklik sağlamayı planladığınız sınavın geçerlilik süresini ise mutlaka kontrol etmelisiniz. Örneğin İTÜ Proficiency sınavı için son 2 yıl içerisinde girilmiş bir sınav notunuzu kullanabilirsiniz. Hangi sınavların denkliğinin İTÜ tarafından kabul edildiği ve daha fazlası için "Erasmus seçim koşulları" başlıklı haberimize ve konuyla ilgili Erasmus sitesine göz atabilirsiniz.
Erasmus'a nasıl başvurabilirim?
Erasmus başvuruları her bahar dönemin ilk birkaç ayı içerisinde açılır ve e-devlet bağlantılı bir portaldan yapılır. Başvuru sayfasında ise kişisel bilgileriniz, seçmek istediğiniz okullar, dil belgeniz ve birkaç farklı evrak yüklemeniz gerekiyor. Erasmus başvuru formunuzu tek seferde doldurmak zorunda değilsiniz, başvuru süresince tekrar girerek tercihlerinizi değiştirebilirsiniz. Sonrasında ise heyecanlı bir süreç başlıyor: bekliyorsunuz :). Her dönem farklılık göstermekle beraber genellikle 1 ay içerisinde önce "Ön-ilan sonuçları" sonrasında ise "Nihai sonuç listesi" açıklanır. Bu şekilde olmasının temel sebebi bazı öğrencilerin başvurularının sistem hatasından kaynaklı olarak değerlendirmeye alınmamış olması gibi sebeplerdir. Örneğin sizin bölümünüzden sizden daha düşük puanlı birisinin Erasmus'a hak kazandığını gördüyseniz ama listede adınız yoksa muhtemelen başvurunuz değerlendirilmemiştir veya Erasmus puanınız sistemsel bir hatadan kaynaklı olarak yanlış hesaplanmıştır. Hiçbir şekilde panik yapmaksızın Erasmus ofisine mail atarak bu durumu düzeltebilirsiniz. Eğer ön-ilan sonuçlarından önce başvurmazsanız veya tarihi kaçırırsanız ne yazık ki başvurduğunuz dönem için başvuru hakkınızı kaybedersiniz.
Hibe durumumu nasıl öğrenebilirim?
Açıklanan nihai sonuç listesindeki sütunlardan bir tanesi ise sizin hibe durumunuzu belirtiyor. Erasmus puanı baz alınarak oluşturulan listeden ilk 350-450 kişiye hibe veriliyor. Bu sayı her dönem farklı makas aralıklarında değişiklik gösterebilir. Bu konuyla alakalı olarak Erasmus sayfasındaki maddeleri dikkatlice okuyarak süreç hakkında daha fazla bilgi sahibi olabilirsiniz.
Erasmus kazandım, şimdi ne yapmalıyım?
Şimdi arı24 olarak bu haberi yazmamızın asıl sebebi olan o sürece geldik. Erasmus, bir öğrencinin hayatında edinebileceği en kıymetli tecrübelerden birisi olmakla beraber, asla kimsenin bahsetmediği çok zor süreçleri de içinde barındırabiliyor. Bunlardan ilki başvrunuz onaylandıktan sonra yapmanız gerekenler. Erasmus ofisimizin hazırlamış olduğu yol rehberine muhakkak göz atmalısınız, orada ihtiyacınız olan evraklar ve takip etmeniz gereken süreç detaylı bir şekilde bulunuyor. Ama ne yazık ki süreç her zaman orada yazıldığı gibi ilerlemeyebiliyor. Neyse ki hiç endişelenmenize gerek yok, biz de burada elimizden geldiğince bu sorunlara yardımcı olacağız.
Evrakları ne zaman teslim edeceğiz?
Erasmus başvurunuzun kabul edildiğini öğrendikten sonra hem bahar dönemi de hem de güz dönemi için farklı deadline'lar mevcut. Ama iki senaryo için de karşı kurumdan kabul aldığınızı onaylayan "Tebrik Maili" gelene kadar yapabileceğiniz şeyler kısıtlı. Bu mail "Acceptance Letter"dan farklı bir mail. Sizin sisteme kaydınız İTÜ Erasmus ofisi tarafından yapıldıktan sonra karşı tarafın sizin başvurunuzu onayladığı -kabul ettiği değil- anlamına geliyor. Hemen Facebook gruplarına girerek konaklama ve şehir hakkında araştırmalar yapabilirsiniz. Giden-dönen ya da halihazırda orada olan öğrencilerin iletişim bilgilerini fakülte koordinatörünüzden rica ederek onlarla iletişime geçerek öğrenmeniz gereken şeyleri sorabilirsiniz. En önemlisi ise kalacak yer araştırmalarına başlayabilirsiniz. Eğer gittiğiniz kurum size yurt imkanı sunmuyorsa size alternatif olarak farklı yollar muhakkak sunacaktır. Burada en önemli husus evinizin stratejik konumu. Bu konuyu rehberimizin ikinci bölümünde daha detaylı bir şekilde tartışacağız.
Tebrik maili geldikten sonra ne yapmalıyım?
Karşı okul sizin başvurunuzun onaylandığını içeren bir mail atacak ve bu mailin içinde karşı kurumdan alabileceğiniz derslerin bulunduğu program listesi ve diğer bilgiler bulunacak. Okuldan okula değişiklik gösterse bile genel olarak bu mailde, ilk aşamada ihtiyaç duyabileceğiniz birçok bilgiye ulaşabileceksiniz. Konaklama ile ilgili olarak da yönlendirme yapmaları her ne kadar muhtemel olsa da ihmal edebilirler, bu aşamada yapılması gereken şey karşı tarafın koordinatörü ile iletişimde kalmak ve soru sormaktan asla çekinmemek. Daha sonra ise verilen linkteki ders programı ve müfredat bilgilerini kullanarak "LA belgesi ve Recognition Sheet" belgesini verilen süre içerisinde doldurup hem gönderen hem de kabul eden kuruma göndermeniz gerekiyor. Bu evraklar için verilen deadline'lar bir miktar katı olmakla beraber zaman zaman esneklik gösterebiliyor. Tavsiyemiz, asla son teslim tarihlerini kaçırmayın; ama olur da elinizde olmayan sebeplerden kaçırırsanız iki kurumun koordinatörleri de çok yüksek ihtimalle size yardımcı olmak için ellerinden geleni yapacaktır, endişelenmenize gerek yok.
OLA belgesi nedir?
Yazarınız olarak 2022-2023 döneminde başvurduğum için sistemin değiştiğini ne yazık ki bilmiyordum. Bundan dolayı sizlere önce yeni sistemi tanıtacağım. Daha sonrasında ise haberin devamında eski sistemde kullanmış olduğum evrakların ekran görüntüleri ve açıklamalarımı yeni sisteme uyarlayabilmeniz için haberde saklamaya devam edeceğim. Ama unutmayın: Başvurular artık online sistem üzerinden, herhangi bir evrak işi olmaksızın daha kolay yapılabiliyor.
Online Learning Agreement portalına bu linkten ulaşabilirsiniz.
OLA portalından başvuru nasıl yapılır?
Siteye giriş yaptığınızda önünüze çıkan ekranda "Log in with MyAcademicID" butonuna tıklayarak @itu.edu.tr uzantılı mail adresinizi giriniz. Daha sonra karşınıza çıkacak olan sayfadan İTÜ Portal bilgilerinizi doğrulayarak sonraki sayfaya geçebilirsiniz.
Daha sonra ise karşınıza çıkan ekranda "Field of Education" yazan yere okuduğunuz bölümü yazmalısınız. Bölümünüze ait kodun tam karşılığı yok ise içerik olarak en uygun kodu yazınız.
"Study Cycle" kısmını ise,
Lisans: Bachelor Degree
Yüksek Lisans: Master Degree
Doktora: Doctorate Degree
şeklinde doldurmalısınız.
Kişisel bilgilerinizi de tamamladıktan sonra sistem sizi tekrar anasayfaya yönlendirecek. Bu çıkan sayfada "Create New" butonuna basark OLA belgenizi doldurmaya başlayabilirsiniz. Unutmayın: Bilgileri dolduruken mutlaka İngilizce alfabe kullanmalı ve noktalı ünlü kullanımından kaçınmalısınız.
Daha sonra ise sırasıyla iki farklı ekran dolduracaksınız: Gönderen kurum bilgileri ve kabul eden kurum bilgileri.
Alınması gereken dersler 2 farklı tabloda listelendikten ve karşınıza çıkacak ekranda dijital olarak belgenizi de imzaladıktan sonra önceki ekranlarda bilgilerini girdiğiniz koordinatörlere sistem tarafından otomatik mail gönderilir.
Eğer bölüm koordinatörleri tarafından yakın zamanda haber gelmezse belirli aralıklarla hatırlatma maili atarak mutlaka süreci yakından takip etmelisiniz. Eğer süreç boyunca farklı sorunlarla karşılaşır ve bu sorunu e-mail yoluyla çözemezseniz bu linkten randevu alarak Erasmus Ofisi ile yüz yüze görüşebilir, sorunu daha rahat çözebilirsiniz.
Haberin buradan sonraki kısmı, yukarıda online olarak halledilmesi gereken başvuru sürecinin, sistem değişmeden önce, geçtiğimiz dönemlerde fiziksel evrak yoluyla nasıl halledildiğini açıklıyor. Bu kısmın hala haberde saklanmasının nedeni bazı kısımların -mesela derslerin karşılıklı olarak seçilme şeklinin- ortak olması. Dolayısı ile haberin buradan sonrası, objektif bir bilgi kaynağı olmaktan ziyade daha çok alternatif bir blog yazısı gibi düşünülebilir.
LA belgesi nedir?
LA belgesi yani "Learning Agreement" belgesi sizin orada alacağınız derslerin ve o derslerin İTÜ bünyesinde hangi derslere karşılık geldiğinin gösterildiği bir belge. Süreç başından sonuna kadar en çok dikkat etmeniz ve saklamanız gereken 2 belgeden birisidir. Belgenin en alt kısmında belgede doldurmanız gereken yerlere ait bilgilerin nasıl öğrenileceği ile alakalı kısa açıklamalar yer alıyor, bu haberde yer verdiğimiz detaylar haricinde o açıklamalara da muhakkak göz atmanızı öneririm. Ve unutmayın : Erasmus Rehberimizin sonraki aşamalarında bahsedeceğim LA Change belgesi ile aldığınız dersleri değiştirebilir ya da bırakabilirsiniz. Bu durum sizin isteğiniz dışında muhtemelen zaten gelişecektir. Çünkü almayı planladığınız dersler karşı kurum koordinatörü tarafından onaylansa bile dersin hocası Erasmus öğrencisi kabul etmeyebilir. Dolayısı ile oturaklı ve mantıklı bir LA belgesi hazırlamak önemli olmakla beraber belgenin değişebileceğini göz önüne almak LA belgesi üzerinde çok zaman harcamamak gerekiyor. Şimdi bu belgenin nasıl doldurulacağını sizlere anlatacağım.
İlk satırda verilen bilgiler sizin tarafınızdan doldurulacak olan kişisel bilgilerinizdir. "Study Cycle" denilen sütun tüm lisans öğrencileri için aynı olan ve sizin de burdakinin aynısını yazabileceğiniz bir sütun. İkinci satır yukarda linkini bıraktığım İTÜ Giden Öğrenci Rehberinden ulaşabileceğiniz LA belgesi taslağında hazır olarak doldurulmuş gelir. Üçüncü sütun ise bilgileri karşı okula ait olan ve karşı taraftan öğrenmeniz gereken bilgilerdir. Bu satırdaki bilgilerle alakalı olarak karşı tarafın koordinatörü ile iletişime geçmekten çekinmeyin. Son sütundaki iletişim bilgileri ise size tebrik mailini atan mail adresi ve akademik koordinatörün adı oluyor.
Şimdi biraz daha kafa karıştırıcı olabilecek kısıma geliyorum :
Alttaki tabloya yazdığınız dersler sizin İTÜ'de saydırmayı planladığınız dersler ve CRN kodlarından oluşur. Genelde derslerin bahar ya da güz yarıyılına ait olması önemli değildir. Asıl önemli olan şey karşı kurumda bu derse denk saydırabileceğiniz ve sizin gittiğiniz dönemde açılan bir ders olmasıdır. En sağdaki sütuna ise kredi sayısını değil ECTS sayınızı yazmayı unutmayın. Erasmus'daki başarı oranınız ve hibenizin kalanını alıp alamayacağınız başarılı olduğunuz kredi sayısına göre değil ECTS sayısına göre belirlenmektedir. Normal şartlar altında hibenin geri kalanını alabilmek için 21 ECTS (karşı kurumda denkliği sağlanan derslerde toplam başarılan ECTS'si, İTÜ'de değil!) yeterlidir. LA belgeniz onaylanması için ise İTÜ taraından aldığınız derslerin toplam ECTS sayısının minimum 30 olması gerekmektedir. Çoğu öğrencinin sandığının aksine bu da aşırı katı olmayan ve duruma göre esnetilebilen bir rakamdır. Bunun 30 olmasının nedeni size bir hata/ başarısızlık payı tanıyarak hibeninizi riske atmamaktır. Eğer ki seçebileceğiniz dersler kısıtlı ise bunu koordinatörlerinizle konuşarak halledebilirsiniz. Unutmayın: Bu sürecin en başından sonuna kadar sorunun kendisinden ziyade sizin sorunu nasıl çözdüğünüz daha ön planda olacaktır. Burada başka önemli olan kural ise "+5 / -5" kuralıdır. Bu kural sizin İTÜ'de seçtiğiniz dersler ile karşı kurumda seçtiğiniz derslerin toplam ECTS'si arasında olmasına izin verilen farktır. Örneğin İTÜ tarafındaki toplam ECTS'niz 28 iken karşı kurumda 33 olabilir.
Eğer ders seçiminde sorun yaşıyorsanız, istediğiniz kadar ders açılmıyor veya açılan dersleri de alamıyorsanız, seçmeli dersleri almanızı tavsiye ederim. Aldığınız seçmeli derslerin içeriklerinin denklik oranı diğer bölüm derslerinizinki kadar önemli olmayacaktır. Dolayısıyla örnek LA belgesinde gördüğünüz gibi seçmeli dersinizi İTÜ tablosunda direkt "MT ya da TM" olarak yazarak istediğiniz derse saydırabilirsiniz.
Üstteki tablo ise alttaki tabloya yazdığınız derslerle satır satır örtüşecek şekilde olmak kaydıyla karşı kurumda alacağınız dersleri ve onların CRN'lerini gösteriyor. Bu derslere ait bilgilerin tamamı başvurunuzdan sonra karşı taraftan gelen mailin içinde yer alması gereken bilgilerdir. Eğer ki yer almıyorsa karşı kuruma bu bilgilere ihtiyacınız olduğunu belirtebilirsiniz. Tercihen karşı kurumdan aldığınız her dersin "gittiğiniz dönem" için açıldığına dikkat etmeyi unutmayınız. Bazı dersler programda yer olsa bile açılmayabilir ya da bir başka koşuldan dolayı size verilmeyebilir. Bununla alakalı kısma haberin ilerleyen kısımlarında geleceğiz.
Bir diğer önemli belge : Recognition Sheet
İki en önemli belgeden ikincisi olan "Tanınma Belgesi", LA belgesi ile oldukça benzer. LA belgesinde doldurduğunuz bilgileri kullanarak ilk aşamadaki kutucukları doldurduktan sonra karşınıza daha sade bir tablo çıkacak:
Bu tabloda aldığınız dersleri denkliklerine göre örtüşecek şekilde yan yana yazacaksınız. Daha sonra ise yine LA belgesinde yazmış olduğunuz ECTS bilgilerini son bir kere daha buradaki sütunlara yazıp gereken imzaları toplama aşamasına geçeceksiniz.
Dostça bir hatırlatma:
Bu süreç boyunca asla ama asla panik yapmayın ve gidemeyecekmişsiniz gibi, Erasmus'unuz iptal olacakmış gibi düşünmeyin. Bu süreç sandığınız kadar korkutucu ve zor bir süreç değil, her ne kadar öyleymiş gibi hissettirse de sonrasında kahkaha atarak hatırlayacağınız bir dönem olacak.
Süreç boyunca asla ama asla ne sakinliğinizden ne de nezaketinizden ödün vermeyin. Tüm süreç boyunca, iletişimde olduğunuz tüm koordinatörleriniz ve hocalarınızla muhabettinizi oldukça sıcakkanlı tutmak ve kendinizi olabildiğince açık ve net bir şekilde ifade etmek hayati önem taşıyor. Attığınız maillerde sürece dair tüm detayları paylaşmayı unutmayın. Aksi takdirde kısıtlı sürede sorununuzu çözememeniz çok muhtemel.
Ve konumuza geçmeden önce son olarak kurşun geçirmez bir mentaliteyi paylaşacağım sizinle: O kadar soğukkanlı kalmalısınız ki sanki siz hariç herkes sizin Erasmus'a gitmemeniz için özel bir çaba sarf ediyormuş da siz bu durumdan hiç rahatsız olmuyormuşunuz gibi davranabilmelisiniz. Tabii ki de bu gerçek değil ama gerek giden ve dönen öğrenci sayısının fazlalığından dolayı ofiste oluşan yoğunluk gerek de akademik çalışmalar vb. nedenlerden dolayı koordinatörlerin gündeminde oluşan yoğunluktan kaynaklı sizin sorunlarınız istemsizce ihmal edilebilir ya da geciktirilebilir. Özellikle böyle durumlarda nezaketi ve saygıyı asla bozmadan birkaç gün sonra tekrar hatırlatma maili atarak konunun peşine düşebilirsiniz. Unutmayın, "ben mail atmıştım ama bana kimse cevap vermedi" asla geçerli bir mazaret değildir...
Mesela, aşağıda görmüş olduğunuz ekran görüntüsü -sadece- son teslim süresi 13 Aralık olan LA belgesini onaylatabilmek için girdiğim mail trafiğiydi. Ve tüm bunlar sadece bir başlangıçtı...
Beklemede kalın!!
Rehberimizin sonraki bölümünde; mobility öncesi teslim edilmesi gereken evrakların hazırlanması, vize başvurusu ve süreç boyunca çıkabilecek hatalar, konaklama ayarlama ve yurt dışı ödeme sistemleri gibi gitmeden önce halletmeniz gereken başlıklara detaylıca değineceğiz. Merak ettiğiniz başlıkları yorumlarda belirtmeyi unutmayın! Sağlıcakla kalın :).